創造一個有空間、耗能少、節省時間的工作環境。
此動作包含檢查工作區的所有內容,以確定需要哪些內容以及可以刪除哪些內容。完成工作過程中所有未用到的東西都應離開工作區。
整理階段目的在提供一個乾淨的基石,用於構建和執行其他四個步驟。啟動排序過程開始很簡單,因為幾乎每樣東西都應該從目標區中刪除。啟動排序過程開始很簡單,因為幾乎每樣東西都應該從目標區中刪除。儘管從一個空間拿物品,堆成一大落放在另一個空間裡,看起來可能搞得一團糟,但事實並非如此。
整理怎麼運作:
需要工業箱(類似像放在定點的綠色垃圾車)才能進行準確的整理。根據標準方法,執行 5S 整理時使用三到四個『回收車』或整理類別。
- 要的:這些是經常使用的物品,整理對工作場所的操作至關重要。如果目標區是供應室、工具棚架或其他更大的手術區域,則應評估員工多常從整理區域提取工具以利用這些物品。當整理完要的和不要的,使用完的工具就要放回5S定位處。
- 不要的:不需要且只是佔用空間的物品應放在垃圾箱或要移除的堆成一落。舉例項目可能包括以下內容:工具、化學品或構成元件已損壞或過時的,如降低等級(效能退化)或超過有效期。
- 觀察候審:針對堆成一落或垃圾箱中的物品進行評估是否能使用。設置一個特定的時間(視您的業務週期而定),在此期間將評估品項看它們是否經常使用到應該保留。觀察候審期結束後,這些品項要麼被丟棄,要麼有條理的放回原始工作區。
- 移動:有關此選項的討論較少,但是可能對您的業務有所幫助,對於品項仍然是重要的考慮因素。不常需要的品項,但必需隨時待命的品項將需要重新置放。這些物品最終將在別的護理站或儲藏室中找到最適合他們的新家。
整理小技巧
不同的空間需要不同的整理頻率。例如,對工作站應該進行整理,以確保每天使用時整潔。另一方面,存儲或歸檔櫃可能只需要每月、每季甚至每年執行 5S 的初始步驟。
積極審視任何 5S 空間的整理過程以確保準確性和周到性非常重要。有時,組織的重視會掩蓋其他重要領域;在區域進行組織審視時,請務必檢查工具校準、供貨到期日期和潛在的安全隱患。
此步驟從工作場所中刪除所有不必要的項目(包含分類必要項目,不必要項目和不確定項目),用以創造更多的空間並提高安全性。清理工作區域並刪除所有不必要的項目,例如:
✔ 架 | ✔ 設備,多餘的用品 |
✔ 儀器 | ✔ 手冊 |
✔ 箱子 | ✔ 文件 |
思考『我們可以擺脫什麼?』考慮以下:
- 你能發現任何不必要的東西,使你的工作區域變得雜亂無章嗎?
- 有一直放置的不必要的設備和用品?
- 有儀器或用品在地板/桌子/櫃檯上嗎?
- 是否對所有不必要的品項進行整理、分類和存儲
- 所有儀器,設備和辦公設備是否妥善存放?
- 有到處散放不需要的文件嗎?
- 有到處散放的重複東西嗎?
一個好的經驗法則是:「如果您每天不使用它,請將其丟棄」只剩下完成工作所需的一切。這包括工具,材料和機械。
整理是 5S 的基石,將有助於消除諸如以下問題:
- 妨礙工作流程的工具和材料
- 浪費時間尋找零件、工具和產品
- 儲備不必要和昂貴的庫存
- 雜亂造成的安全危害
辨別不需要的零件和工具並不總是一件容易的事。員工和管理者已經習慣了這種混亂,以至於他們甚至看不到這種混亂。
執行整理步驟時,必須保持警惕和冷酷無情。正確執行第一步將為 5S 奠定基礎,並確保 5S 模式的成功實現。
紅牌策略
紅牌保持區是放置物品的位置,直到您確定其價值。這是完成對不必要的品項進行整理任務的有效方法,或者當您無法確定專案是『必要』或『不需要』時。
在紅牌上記錄必要的資訊,在無法做出決定的品項上粘住或懸掛這些資訊。在紅牌上,指示應執行哪些操作:
- 將品項保留在原處
- 重新置放項目
- 處理該品項
- 回收品項
- 放置在『紅牌保持區』
例如,假設有個很長一段時間都沒有看到任何人使用過的工具,但是您不確定是否應該擺脫它。將其放在紅牌保持區,並貼上日期,也許從現在起一個月。如果貼上日期過去,並且沒有人使用過這項工具,您可以放心地假定它不需要,並將其從工作區中移除。
反過來說,如果您確定品項仍需要,請刪除紅牌並找到適當的位置來存儲它。
管理
- 組建一支團隊,由來自所有受影響群體的重要代表組成。
- 舉行會議以制定基本規則並確定要審查的區域(範圍)。
- 團隊成員在審查範圍內的所有項目貼上紅牌。
- 允許受審查的群體進行日常工作 – 並在使用設備時移除該設備上的紅牌。
- 在預定的時間段後,將所有被移除紅牌的品項聚集。
- 執行第二次會議,並驗證所有貼紅牌的品項不再使用。
- 拍賣、贈送或丟棄不使用的品項。
替代方案包括:
- 紅牌僅用在要消除的項目,然後由組建的團隊一起檢查。
- 利用紅牌保持區,並定期或一段時間就將物品放入其中。
參考文獻:
- Pojasek RB. Five S's: A tool that preparres an organization for change. Environmental Quality Management (Autumn 1999) pp.97-103. www.epa.gov/lean/
- Creative Safety Supply 5S Training and Research Page. www.creativesafetysupply.com/content/education-research/
- Creative Safety Supply 5S Guide. www.ksre.k-state.edu/agsafe/announcements/
- Ministry of Health, Lilongwe, Malawi. Health care quality improvement manual for in-service training. February 2019 (Final Draft)